Инфраструктура Event

Детальное планирование данного event-мероприятия содержит следующие пункты.
•    Программа: установление распорядка дня и подготовка отдельных игр.
•    Информирование всех сопровождающих относительно их обязанностей по надзору, возможных опасностей, образа действий в сырую погоду, гигиены и т.д.
•    Логистика: организация установки палаток, технического оснащения.
•    Питание: составление плана обеспечения продовольствием и списка закупок.
•    Выступление в местной прессе.
•    Составление и рассылка писем.
•    Расчеты затрат.
•    Договоренность с лесничеством по поводу дров для лагерного
костра.
После рассылки писем с уведомлением о вручении участникам
наступает момент, начиная с которого выезд в лагерь уже едва ли может быть отменен.

За неделю до отъезда приступают к приведению в порядок и подготовке необходимого снаряжения. Далее осуществляется:
•    погрузка всего снаряжения;
•    транспортировка к месту лагерной стоянки;
•    возведение палаточного городка и обустройство палаток.
Read the rest of this entry »

Инициируется десятидневный летний палаточный лагерь для молодежного отделения общества (в нашем примере — Молодежного Красного Креста). С годами данный лагерь развился из места отдыха «только для своих» в турбазу для всех заинтересованных детей и подростков в возрасте от восьми до четырнадцати лет. В общей сложности участниками каждый раз становятся около 100 детей и подростков. Сопровождение и обслуживание проводятся на общественных началах, во-первых, членами общества и, во-вторых, добровольцами, готовыми вместе с участниками пережить незабываемые приключения, получить массу удовольствий и разделить командный настрой на лоне живописной природы. Обеспечение участников питанием осуществляется через открытую складскую площадку.

Каждый выезд в лагерь инициируется заранее за девять месяцев силами руководства лагеря.

В команду проекта входит весь состав постоянной бригады обслуживания и сопровождения. Руководители проекта (руководство лагеря) выбираются самой командой (при согласовании с правлением).

Важнейшими пунктами плана на начальном этапе являются:
• Составление календарного плана-графика: выбор времени в период летних каникул (проверить, чтобы место для лагерной стоянки было свободным!).
• Выяснение, кто будет принимать участие в качестве сопровождающих.
• Планирование тренировочного уикэнда для сопровождающих. Read the rest of this entry »

Понятие палаточный лагерь характеризует широкий диапазон различных event-мероприятий. Спектр охватывает:
•    тренинг на свежем воздухе для менеджеров;
•    действия по формированию команды в рамках проекта или организации рабочих направлений;
•    мероприятия с «приключениями» в качестве стимула;
•    летний палаточный лагерь для молодежи.
Существенные признаки и цели такого рода мероприятий схожи:
•    проведение на лоне природы;
•    никаких высоких достижений, постановка командой собственных целей;
•    более близкое знакомство участников друг с другом и на этой основе формирование команды, усиление ощущения сопричастности;
•    личностный рост участников, обретение веры в себя и доверия к другим, развитие навыков коммуникации;
•    усиление мотивации;
•    романтика, приключения;
•    повышение уровня знаний и профессиональной квалификации, успешное обучение; педагогика, основанная на переживании событий, приключений;
•    сближающие воспоминания о совместно проведенных удивительных днях.
В летнем лагере для молодежи на передний план выносятся продуманная организация досугового времени, приключения и удовольствия. Деловая сторона включает еще следующие пункты:
•    совместная проработка стратегий решения прежде казавшихся неразрешимыми проблем методом экспериментального обучения;
•    развитие в себе умения воспринимать наступающие изменения не как угрозу, но как вызов;
•    перенесение новых позитивных навыков в рабочие будни. Read the rest of this entry »

После определения ключевых моментов event-мероприятия переходят к их детальной проработке. Она начинается за три месяца до проведения. Проектная команда расширяется за счет принятия в нее членов объединения, которые определяют различные зоны компетенции и участки задач и поручают ответственность конкретным исполнителям.
На проводимых командой различных собраниях все участники могут высказывать свои мнения и активно вносить предложения.

Ниже приводятся отдельные области планирования:
•    разработка рекламной концепции (6 объявлений в газете, 300 плакатов, 7000 флаеров, охват рекламными материалами местности в радиусе 30 км, Интернет);
•    проведение рекламных мероприятий: распространение плакатов и флаеров (собственными силами членов объединения);
•    дополнительный информационный бюллетень в Интернет (www.waikiki-beach-party.de);
•    планирование бюджета, расчеты;
•    планирование и проведение предварительной продажи билетов;
•    получение разрешения на продажу в разлив алкогольных напитков и на сокращение времени запрета на них;
•    оформление комплексных заказов на еду;
•    заказ напитков (продажа собственными силами);
•    организация обеспечения свето- и звукотехникой;
•    обеспечение присутствия DJ;
•    определение хода мероприятия;
•    составление рабочего плана для фаз пуска, действия (event) и последействия;
•    заключение договора страхования об ответственности за причинение вреда;
•    установление контакта с пожарной командой и службой спасения. Read the rest of this entry »

Как уже пояснялось ранее, объединения часто используют возможность пополнить свою кассу при помощи проведения рок-мероприятия с выступлением известной группы. Потому-то и предложений такого рода концертов достаточно много. Данным мероприятиям очень трудно выделиться на общем фоне аналогичных. Поэтому члены молодежного хора искали нечто особенное. Сбор всех членов с проведением мозгового штурма принес зажигательную идею — устроить «пляжную вечеринку».
Преследовались следующие цели.
• Мотивация членов. Совместными усилиями сверх всех уже освоенных и привычных действий осуществить нечто совершенно особенное (доставить команде удовольствие и обрести престиж).
• Привлечение новых членов (с воздействием на подсознание). Формируется впечатление: «это еще и удовольствие доставляет!».
• Экономический успех для финансирования текущих расходов.
Ключевые моменты мероприятия утверждаются в примерной
концепции:
• мероприятие в форме вечеринки;
• место проведения: обширный машинный зал. рассчитанный на 1300 человек;
• тонны песка, бассейн, коктейль, жара, «плеск воды», подобающие декорации, соответствующие выступления.
На основе примерной концепции осуществляется планирование затрат и поступлений. Табл. 8.3 отражает некоторые существенные позиции и их финансовые показатели.
Read the rest of this entry »

Торговые палатки демонтируются об обнаруженных повреждениях следует сообщать. Оставшиеся нераспроданными товары согласно предварительной договоренности, должны быть возвращены поставщикам. Для товаров, возврату не подлежащих, нужно найти подходящих покупателей. В случае физкультурного праздника это была местная столовая, предоставившая, кстати, организаторам общепита в распоряжение собственное оснащение.

Подведение итогов event-мероприятия такого масштаба растягивается на многие месяцы. Производится сопоставление затрат и поступлений. Кроме всего прочего, составляется документация, которая сыграет роль подстраховки и источника важной информации для следующего физкультурного праздника. Для организатора общественного питания проект считается завершенным с момента проведения им взаиморасчетов с организатором мероприятия.

Домашняя вечеринка запросто планируется в собственных четырех стенах. Однако, если с помощью устроенного мероприятия организация намерена обратиться к молодым людям или же пополнить корпоративную кассу некой денежной суммой, такой вечер, естественно, требует большего.
Возможность обращения к отдельным людям, воздействуя на их эмоциональный настрой, обсуждалась нами в разделе об основах. В настоящее время такая техника используется предприятиями, общинами, партиями и обществами при обращении к молодежи. В зависимости от поставленных целей (привлечение новых сотрудников или клиентов, предупреждение насильственных действий, побуждение к осознанному Read the rest of this entry »

К моменту заключения первых договоров с поставщиками все пути назад отрезаны. Аннулирование этих договоров может стоить больших затрат, поскольку поставщики в данных условиях не приняли заказы на обслуживание других мероприятий.

Для организатора общественного питания event стартует за неделю до собственно начала event~мероприятия. Первые поставщики поставляют материалы. А потому самое позднее к моменту начала поставок должно гарантироваться, что в распоряжении имеется достаточно места для поставляемых товаров. Установка и монтаж торговых точек начинается приблизительно за три дня до старта мероприятия. При этом их установка на территории проведения праздника может состояться раньше, чем в центре города с его оживленным движением транспорта.
Самое позднее за два часа до начала event-мероприятия ларьки и палатки общепита должны быть полностью оснащены. Торговый персонал обязан пройти краткий инструктаж по поводу продаваемой продукции.

Как только стартовало event-мероприятие, становится невозможным действовать по своему усмотрению, можно только реагировать. С откупоривания пивной бочки начинается демонстрация того, насколько отлаженно функционирует оборудование.
Продажа продуктов в каждой точке общепита должна быть под постоянным контролем, с тем чтобы имелась возможность своевременно заботиться о довозе.
При снабжении точек общепита товарами следует учитывать, чтобы их транспортировка соответствовала предписаниям. Недопустимо, например, нарушение режима непрерывного охлаждения. Read the rest of this entry »

иже представлено, какие действия предпринимаются в стартовой фазе.

Руководство осуществляет глава кейтерингового агентства. Остальными участниками команды проекта являются правление Швабского союза физкультурников, поставщики и семеро студентов, которые несут ответственность за документацию.

Предложения должны отличаться большим разнообразием, начиная от самых простых закусок, вроде картофеля-фри и бутербродов, и до таких изысков, как облитые алкоголем и подожженные фрукты.

Каждое планирование в основе своей имеет сложившиеся привычки и опыт. Наряду с другими многочисленными мероприя-

тиями Швабский союз физкультурников каждый год устраивает земельный физкультурный праздник. Опыт прошлых лет указывает на следующие важные моменты:
•    количество зрителей;
•    потребление напитков;
•    спектр предложений (какой продукт в какой мере пользуется спросом);
•    поставщики; Read the rest of this entry »

Кейтеринг для всех мероприятий является одним из важнейших пунктов и всегда соответствует основным структурам. Приведенный ниже пример описывает кейтеринг для значительного event-мероприятия.
Ежегодно в Баден-Вюртемберге организуется земельный физкультурный праздник. Народу со спортивными состязаниями план праздника включает также демонстрацию культурных достижений. Организатор земельного физкультурного праздника — Швабский союз физкультурников. Место проведения праздника определяется на конкурсной основе либо путем выбора. Инициатором выступает Швабский союз физкультурников. Он и подыскивает партнера для столь грандиозного участка работ, как кейтеринг. Приведенная ниже документация описывает роль с точки зрения агентства по кейтерингу, выполняемые им задачи могут быть актуальны при проведении любых других event-мероприятий.

В этой первой фазе разрабатывается концепция и определяются
цели.

Агентство по кейтерингу получает запрос из городской администрации г. Аалена относительно возможности совместного с ним проведения земельного физкультурного праздника. Концепция организации общественного питания на празднике разрабатывается общими усилиями городской администрации и кейтерингового агентства.

В данном случае кейтеринговое агентство преследует различные цели. Наряду с обеспечением посетителей и участников едой и напитками и получением прибыли в рамках данного event-мероприятия также должна быть составлена документация, из которой становится очевидным, делает ли на крупном мероприятии Read the rest of this entry »

При подготовке должны быть выполнены следующие действия:
•    разработка концепции хода мероприятия и его отдельных составляющих;
•    составление списков гостей и списков приглашенных (на отдельные участки);
•    определение сроков, выбор и резервирование помещения;
•    ангажирование для праздника музыкантов или музыкальных ансамблей; организация транспорта;
•    оформление приглашений и объявлений, выяснение вопроса с печатью (если приглашений большое количество), корректура пробных оттисков;
•    размещение объявлений и рассылка приглашений либо обеспечение их персональных вручений с уведомлением о получении;
•    решение вопроса с организацией приезда и ночлега, составление и рассылка схемы проезда и подъездных путей, а также списка возможных вариантов ночлега, заказ номеров в гостинице;
•    определение последовательности (напитки, приветствие, гардероб, подарки) и пробное проигрывание хода мероприятия;
•    назначение лиц для ведения списка подарков, а также ответственных за организационную часть в день праздника;
•    планирование хода мероприятия: установление сроков с «буферным» запасом времени (поездки, еда);
•    составление и оформление буклетов с программой, информирование о планируемых сроках;
•    подготовка именных карт гостей с указанием их места за столом, оформление меню, распределение мест за столом; Read the rest of this entry »

Поздно вечером в воскресенье и в первой половине дня в понедельник стулья возвращаются на места, наводятся чистота и порядок и убираются декорации.

В обсуждении по окончании юбилейного торжества делается его подробный обзор с комментариями успеха или, наоборот, неуспеха.
Кассир составляет итоговый баланс и готовит налоговую декларацию.

В случае небольших торжеств, носящих, скорее, частный характер, также применима концепция event-менеджмента. Рамки таких праздников обозримы, однако случается, что и частное лицо приглашает на вечер около сотни гостей. Приведенный ниже пример рассчитан на семейное торжество (например, свадьбу), хотя с аналогичным успехом может стать ориентиром для не столь грандиозных событий в частной, общественной или профессиональной сфере.

После совместного принятия решения необходимо уточнить планируемые параметры. Для инициирования важны следующие моменты.
•    Примерное представление о сроках проведения (время года, прочие запланированные мероприятия, в том числе и на стороне, пора отпусков), определение которых не вытекает непосредственно из повода торжества (как в случае с юбилеем).
•    Примерное представление о границах и масштабе мероприятия. Read the rest of this entry »

При распределении задач определяются отдельные участки работ и назначаются ответственные.
Команда, занимающаяся подготовкой, последовательно расширяется. Теперь можно приступать к детальному планированию.
Планирование event-мероприятия концентрируется на следующих пунктах:
•    реклама/маркетинг/пресса;
•    приглашение почетных гостей и дружественных групп;
•    планирование снабжения продовольствием, предварительный заказ товаров;
•    планирование логистики, составление рабочего плана для членов.
После оформления заявки на место проведения мероприятия и заключения договоров с артистами (музыкальными ансамблями)

наступает момент, когда вспять повернуть уже невозможно. С этого времени остановка планирования способна повлечь за собой повышенные затраты. Отказ от планирования чреват значительным ущербом для имиджа предприятия.

За несколько дней до начала праздника приступают к обустройству помещения и его декорированию. Здесь имеется зависимость оттого, когда в данном месте состоялось последнее мероприятие. Read the rest of this entry »

Юбилей предоставляет корпорации и спонсорам возможность позаботиться о своем имидже. Проведение праздника требует непомерных затрат труда и времени, и все же это «совместно достигаемое нечто» способствует мотивации сотрудников. Во-первых, они получают удовольствие оттого, что могут совместно что-то планировать и осуществлять, а во-вторых, у них складывается особое настроение: «среди нас что-то происходит».
Концепция праздника включает следующие пункты.
•    Продолжительность: 3 дня для примерно 700 посетителей.
•    Место: городской зал торжеств.
•    Ход мероприятия:

1)    пятница: развлекательный вечер с музыкой (камерный оркестр);
2)    суббота: торжественный вечер с выступлениями, поздравлениями и пожеланиями;
3)    воскресенье: праздничное шествие и торжественное закрытие, во второй половине дня детский праздник с играми и развлечениями на перекрытой для проезда улице.
Инициаторами торжества выступают члены правления или совета. Принципиальное решение может быть принято на общем собрании. Инициирование начинается заранее за полтора-два года.
Read the rest of this entry »

Симпозиум начинается с приветствия участников и внесения их в списки. Вступительный доклад настраивает аудиторию на тематику симпозиума.
Программные пункты реализуются по плану. Для пунктов программы, зависящих от погодных условий, возможны подходящие замены или альтернативный план-график (предпочтительно доклады).
Официальное окончание симпозиума должно состояться незадолго до прощального угощения кофе с присутствием всех участников, после чего люди постепенно разъезжаются. Во время окончания можно еще раз обратить внимание на открытые вопросы (расчеты, возврат технического оснащения, возврат рукописей).
При прощании с участниками и произнесении благодарственной речи в адрес принимающей стороны и организаторов обязательно присутствие представителя от правления.

Симпозиум завершают демонтаж и возврат технического оборудования, упаковка и транспортировка собственного технического оснащения и расчеты с принимающей стороной, докладчиками и всеми, кто понес прочие издержки.
Организатор производит взаиморасчеты с принимающей стороной (окончательный расчет за проживание в гостинице, помещения для проведения симпозиума, техническое оснащение, питание), докладчиками (дорожные расходы, гонорары), участниками (гостиница, сборы на проведение конференции, материалы, питание) и прочими затратными службами (транспорт, event-мероприятия, материалы) и, наконец, с обществом, проводившим конференцию.
Информация для печати (местной прессы и профессиональных изданий) и сообщения в газету, выпускаемую обществом, должны в каждом случае учитывать специфику целевых групп. Read the rest of this entry »

Примеры:

—    экскурсии на местные промышленные и горнопромышленные предприятия (на виноградники, в фирму, в шахту, в железнодорожный музей…);
—    осмотр исторических и культурных достопримечательностей (монастыри, замки, исторические промышленные предприятия…);
—    доклады, в которых рассматриваются во взаимосвязи региональные геология, природа, история, культура и промышленность.
Результатом стартовой фазы является составление программы симпозиума с приблизительным ходом его проведения и написание приглашений с характеристикой важнейших моментов.
Приняв во внимание расходы на ночлег / аннулирование заказа гостиничных номеров, обеспечение питанием и ресторанное обслуживание, аренду помещения для проведения симпозиума и экскурсии, можно рассчитать общую сумму всех расходов и затраты на каждого участника. Исходя из этих расчетов проводится обсуждение с правлением, какие расходы берет на себя общество и в каком размере оно субсидирует участников-студентов. Таким образом определяются расходы для участников.

Приглашения распространяются по e-mail и через выпускаемый обществом журнал, а также посредством объявлений, вывешиваемых в институтах. Read the rest of this entry »

Проект стартует в момент, когда правление уже высказалось за то, чтобы организовать симпозиум и проектная группа уже возложила на себя эту задачу.

Если проектная группа состоит из двух человек, сам проект можно разделить на два участка задач: содержательный (темы, доклады) и организационный (помещения, регистрация участников). В других случаях организатор может воспользоваться доской объявлений в высшей школе, чтобы призвать себе в помощь студентов.
В стартовой фазе определяются сроки и примерная тематика симпозиума. Место проведения выбирается с учетом обеспечения досягаемости, оптимальной для того или иного региона (расстояние около 100 км позволит соблюсти условия нормального приезда/отъезда).
В процессе предварительного информирования привлеченные к организации члены правления и приглашенные члены общества опрашиваются на предмет того, не имеют ли они принципиальных возражений против конкретного места и сроков. Тем самым
удается избежать дальнейших наслоений на сроки проведения прочих мероприятий в обществе или в высшей школе. Блиц-опрос по электронной почте позволяет проанализировать, насколько согласны участники со сроками и темой.
После того как эти вопросы оказываются улажены, делается запрос и предварительное резервирование места проведения. В качестве такого места могут рассматриваться помещения, уже оборудованные для проведения научных или учебных семинаров (учебные корпуса высших школ, спортивных обществ, монастыри, гостиницы при семинариях).
Отталкиваясь от местных условий и имеющихся возможностей, организатор определяет следующие моменты: Read the rest of this entry »

Именно на конференциях бьется пульс научного сообщества. Предприятия тоже могут обсуждать свои научно-исследовательские и опытно-конструкторские разработки на конференциях, которые они сами же и организуют. Конференции зачастую служат совместной выработке стратегии или обмену информацией между отдельными отраслями. Рассмотрим здесь общие принципы, которые могут быть применимы к симпозиумам и конференциям.

Конференция может быть:
•    внутренней (фирма, подразделение, общество);
•    ограниченной определенным кругом лиц (приглашенные клиенты, совместная разработка системы менеджмента, стандартизация);
•    открытой (с ограниченным заранее составленным списком или открытым кругом докладчиков и отбором через программную комиссию).
Как правило, конференция является мероприятием более крупным, нежели рассматриваемые нами семинарские занятия или презентация фирмы. Она примечательна тем, что содействие ей оказывают многие лица.
В качестве примера приведем небольшой научный симпозиум: общество обучения и практики Университета города Ульм организует для своих членов симпозиум с целью профессионального и персонального обмена опытом. Благодаря этому оказывается содействие коммуникации между высшей школой и предприятием. Симпозиум может рассматриваться как прототип конференции с высокой активностью участников.
Read the rest of this entry »

Во время коллективных поездок возможность связаться с определенными сотрудниками, менеджером или руководителем предприятия является весьма важным пунктом. Часто это должно гарантировать возможность срочного принятия решений. В эпоху мобильной телефонии это легко достижимо. И все же оператор телефонного коммутатора должен оценивать важность звонка и передавать дальше вызов или информацию только в неотложных случаях. Такой оператор должен быть проинформирован еще в подготовительной фазе, чтобы распоряжаться адекватно. Если в экскурсии принимают участие все сотрудники предприятия, возможно использовать для звонков внешний телефонный коммутатор (агентство).

В дни и часы накануне поездки отдельные пункты программы еще раз обсуждаются со стороной, предлагающей свои услуги, чтобы иметь гарантию отсутствия открытых вопросов. Далее даются указания телефонной службе, а также обеспечиваются заказ и поставка необходимых в автобусной поездке напитков и закусок.

При хорошем планировании экскурсия может всем доставить удовольствие. Важно, чтобы в распоряжении группы был ответственный за поездку, уполномоченный, например, вести переговоры с администрацией гостиницы. Read the rest of this entry »

В многодневных коллективных поездках необходима возможность ночлега. При выборе мест для размещения следует учитывать следующие моменты.
•    Размещение должно соответствовать уровню самой поездки. Дешевенькая ночлежка здесь так же неуместна, как и шикарный отель. В первом случае это означает: «сотрудники вновь вынуждены экономить», в последнем, не мудрствуя лукаво, достаточно вспомнить про деньги, которые выбрасывают на ветер.
•    Расположение и окружение гостиницы также существенно влияет на хорошее самочувствие путешественников. Имеется разница между расположением гостиницы в зеленой или прибрежной зоне и в шумном индустриальном ландшафте. Близость к центру города имеет смысл, если предусмотрена вечерняя культурная программа.

•    Необходимо принять во внимание, что, в зависимости от наполненности программы, сотрудникам могут понадобиться такие «удобства», как сауна, фитнес-зал или плавательный бассейн.
•    Чтобы избежать неприятных неожиданностей, желательно посетить выбранный отель в процессе подготовки, поесть там, переночевать, если надо, осмотреть помещения, которые можно использовать как учебные. Рекламные проспекты зачастую демонстрируют только наиболее привлекательные стороны.

Итак, программа готова, гостиница зарезервирована, сотрудники проинформированы. Памятка для экскурсантов составлена и распространена. Пути назад отрезаны. В памятке для экскурсантов должны Read the rest of this entry »

Поскольку выбор предложений достаточно велик, дальнейшее планирование и подготовка делятся на четыре независимых друг от друга участка задач:
• программа;
• места размещения;
• запись и информирование сотрудников;
• план на случай чрезвычайных ситуаций, возможность связи с руководством.

При планировании программы следует принять во внимание неоднородность группы. Если группа достаточно однородная и малочисленная, общие интересы найти легче. Здесь с энтузиазмом могут быть восприняты специальные пункты программы, например, сплав на плоту. В случае неоднородных групп годятся общеупотребительные цели (осмотры, культурные мероприятия).
Очень важно здесь то, что во время экскурсии, в противоположность рабочим будням, складывается живая и непринужденная атмосфера. Ее можно добиться исключительно благодаря верному выбору и комбинированию программных пунктов.
Чтобы выстраивать программу с большей уверенностью, имеет смысл проявить предусмотрительность и поинтересоваться у так
называемых неформальных лидеров относительно их позиции по поводу тех или иных взятых на заметку целей. Иначе может возникнуть опасность, что многие сотрудники, подстрекаемые сплетнями и слухами, не захотят принять участия в планируемой экскурсии, или на нее с самого начала приклеят негативный ярлык. .
В зависимости от выбора программных пунктов запись сотрудников может быть произведена за несколько месяцев до мероприятия.
При планировании пунктов, касающихся транспортных средств, необходимо разъяснение следующих Read the rest of this entry »